Cómo Healthcare RM optimiza el cumplimiento y deleita a los auditores con ISMS.online

El Desafío

El equipo de Healthcare RM sabía que una gestión de calidad sólida, la seguridad de la información y la ciberseguridad eran fundamentales para establecer a la empresa como una solución sanitaria de confianza. Por ello, la empresa había conseguido con éxito la certificación UKAS según las normas ISO 27001, ISO 9001 e ISO 22301, pero buscaba una forma más sencilla de gestionar su cumplimiento. 

Antes de utilizar la plataforma ISMS.online, la empresa mantenía el cumplimiento mediante el registro de evidencias mediante hojas de cálculo y un sistema de gestión de documentos, y estableciendo recordatorios manuales para revisiones esenciales de riesgos y políticas. Este enfoque funcionó para mantener las certificaciones, pero generó un proceso que consumía mucho tiempo y era innecesariamente intensivo para el equipo.

“La gente entró en pánico cuando se mencionó la palabra auditoría. Uno simplemente piensa: “Está bien, esta no es la forma correcta de hacerlo”. Cuando pasamos por el proceso UKAS y tuvimos nuestra primera auditoría para obtener los certificados, pregunté: “¿Hay algo que podamos usar para mejorar todo este proceso?”

Adam Hamilton Director de Operaciones, Atención Médica RM

Healthcare RM necesitaba una solución que permitiera a Adam y a su equipo gestionar fácilmente múltiples normas ISO, lo que les permitiera supervisar el progreso general, las asignaciones de tareas y el estado de finalización. La facilidad de uso para los auditores externos también era fundamental.

La Solución

Healthcare RM implementó la plataforma ISMS.online para simplificar el cumplimiento normativo y transferir la gestión de sus tres certificaciones acreditadas por UKAS: ISO 27001, ISO 9001 e ISO 22301. La plataforma permite al equipo ver y gestionar fácilmente sus certificaciones bajo un mismo techo, centralizando los esfuerzos de cumplimiento normativo con un panel en vivo que proporciona una descripción general del progreso y las tareas pendientes.

«Usábamos hojas de cálculo y el sistema de gestión documental, que era un caos», dijo Adam. «Ahora tenemos la plataforma ISMS.online, que nos da una visión estratégica: una visión general de todo lo que ocurre con nuestras tres certificaciones».

Al utilizar ISMS.online junto con su sistema de gestión de documentos existente, Healthcare RM ha podido simplificar la gestión de políticas, procesos y evidencia al tiempo que aprovecha los recordatorios automáticos de la plataforma para abordar acciones y lograr una mejora continua.

“Cuando inicias sesión en la plataforma, puedes ver todo: si estamos actualizados sobre todo y qué está por venir. Para mí, esa fue la mayor diferencia, ya que me ahorró mucho tiempo”.

Adam Hamilton Director de Operaciones, Atención Médica RM

El Resultado

“Estás ahorrando el trabajo de una persona por año. Si no tuviéramos la plataforma, probablemente tendríamos que contratar a otra persona para que nos ayudara y nos brindara soporte”.

Adam Hamilton Director de Operaciones, Atención Médica RM

Recientemente, Healthcare RM ha obtenido la recertificación de sus normas ISO 9001, 27001 y 22301, lo que demuestra la dedicación de la organización a la gobernanza de la calidad y la seguridad de la información. El equipo utilizó la plataforma ISMS.online para reducir el tiempo y los recursos necesarios para mantener el cumplimiento, así como para acelerar el proceso de auditoría interna. 
"Podemos ver cuántas tareas pendientes hay y a quién están asignadas, y luego recordarles a los usuarios que deben iniciar sesión y completarlas. Esto supone un gran ahorro de tiempo y dinero", afirmó Adam.

La empresa también ha mejorado significativamente su proceso de auditoría externa con la plataforma en línea ISMS. Las áreas de riesgo, activos, políticas y control claramente definidas son accesibles desde un panel central, lo que permite a los auditores navegar por los proyectos de certificación de la empresa sin necesidad de recibir más orientación del equipo de gestión de riesgos de atención médica. 

“Sin la plataforma [ISMS.online], los auditores se encuentran ante un caos organizado. Con la plataforma, tienen una estructura que pueden comprender. Existe una estructura establecida y una forma de hacer las cosas que hace que sea rápido y fácil para usted como usuario, pero también para la persona que realiza la auditoría”.

Adam Hamilton Director de Operaciones, Atención Médica RM

Con un compromiso continuo con el cumplimiento, la garantía de calidad y la gobernanza, un enfoque en brindar la solución adecuada para el cliente adecuado y acreditaciones UKAS altamente consideradas, el equipo puede continuar posicionando a Healthcare RM como un proveedor confiable en procesos de licitación y al hablar con posibles clientes.

¿Qué es lo siguiente?

“Usamos la plataforma y nuestras certificaciones para mejorar y brindar un servicio de aún mejor calidad a nuestros clientes, brindándoles la tranquilidad de que estamos preparados ante cualquier eventualidad”, afirmó Adam. 

A pesar de haber logrado recientemente la recertificación, el equipo de gestión de la calidad de la atención médica no se está durmiendo en los laureles. Adam y su equipo se están centrando en el cumplimiento continuo e incluso están asesorando a los clientes sobre las acreditaciones UKAS para una gestión de calidad sólida y una gobernanza de la seguridad de la información mientras consideran posibles estándares adicionales para la gestión de la calidad de la atención médica en el futuro.

“Si alguien está pensando en utilizar [ISMS.online], debería adquirir la plataforma porque, obviamente, está pensando que hay algo que le preocupa en su forma actual de llevar a cabo su acreditación y su gobernanza. Así que solo tiene que lanzarse y comprarla”.

Adam Hamilton Director de Operaciones, Atención Médica RM