Las innovaciones tecnológicas revolucionarias están remodelando la práctica tradicional del derecho. La tecnología se ha infiltrado en casi todas las facetas de la profesión jurídica, desde la inteligencia artificial y los algoritmos de aprendizaje automático hasta la computación en la nube y el análisis de datos. Esta fusión ha dado lugar a posibilidades interesantes, desde simplificar los procesos legales hasta mejorar el acceso a la justicia. Sin embargo, como ocurre con cualquier fuerza transformadora, también nos presenta un conjunto complejo de consideraciones, particularmente cuando se trata de cumplimiento.
En la era de la tecnología jurídica, no se puede subestimar la importancia del cumplimiento. El cumplimiento es un principio rector que garantiza el cumplimiento de los marcos legales, los estándares éticos y los requisitos regulatorios en medio del rápido ritmo del cambio tecnológico.
En este blog, nuestro objetivo es profundizar en las complejidades del cumplimiento en la era de la tecnología jurídica, explorando su importancia e implicaciones para los profesionales del derecho, las organizaciones y la sociedad en general. Únase a nosotros mientras navegamos por las dimensiones multifacéticas del cumplimiento, examinando desafíos clave, mejores prácticas y enfoques innovadores que allanan el camino para una coexistencia armoniosa del derecho y la tecnología en la era moderna.
¿Qué es la tecnología jurídica?
Antes de continuar, siempre es bueno preparar el escenario, entonces, ¿qué se entiende por tecnología legal? La tecnología jurídica, también conocida como tecnología jurídica o tecnología jurídica, se refiere a la aplicación de tecnología, como software, herramientas y plataformas, para abordar y mejorar diversos aspectos de la industria jurídica. Tecnologías como:
- eDiscovery (descubrimiento electrónico): eDiscovery es una tecnología de uso común que implica identificar, recopilar y producir documentos electrónicos y otra información almacenada electrónicamente (ESI) en respuesta a consultas legales. Los algoritmos y el aprendizaje automático son cruciales para categorizar grandes cantidades de datos y extraer información relevante.
- Software LPM (Gestión de Prácticas Jurídicas): El software LPM ayuda a los despachos de abogados y a los departamentos jurídicos a gestionar casos, clientes y presupuestos de forma más eficiente. Abarca funciones como seguimiento del tiempo, facturación, gestión de documentos, gestión de casos, optimización de procesos y optimización de flujos de trabajo.
- Software de gestión de contratos: Esta tecnología ayuda a las empresas a gestionar contratos de manera eficiente al ofrecer herramientas para la creación, seguimiento y monitoreo. Las notificaciones y recordatorios automatizados ayudan a reducir errores y garantizar el cumplimiento de los requisitos legales.
- Inteligencia artificial (IA): La IA puede analizar una gran cantidad de datos legales, identificar patrones y tendencias, predecir resultados legales y automatizar tareas como la inspección de documentos y el análisis de contratos. Esto permite a los profesionales del derecho centrarse en cuestiones más complejas.
- Tecnología Blockchain: Empleada para abordar problemas de seguridad y confianza, la tecnología blockchain proporciona un registro seguro y transparente de transacciones que no puede ser manipulado. En el contexto legal, puede garantizar la integridad de transacciones legales, como contratos, patentes y marcas, minimizando los riesgos de fraude manteniendo la seguridad y la transparencia.
¿Cuáles son los principales riesgos y preocupaciones en torno al uso de la tecnología jurídica?
A medida que la industria legal adopta la tecnología, es crucial abordar los riesgos y preocupaciones clave asociados con el uso de la tecnología legal. Si bien la tecnología aporta numerosos beneficios, también presenta desafíos que deben afrontarse con cuidado. Exploremos algunos de los principales riesgos y preocupaciones que los profesionales deben tener en cuenta:
Seguridad y privacidad de los datos
Dado que la tecnología jurídica depende en gran medida de los sistemas digitales y de la recopilación, el almacenamiento y el procesamiento de grandes cantidades de datos, la seguridad y la privacidad de los datos se vuelven primordiales. Las filtraciones de datos, el acceso no autorizado y la posible exposición de información confidencial de los clientes son preocupaciones importantes. Los profesionales de cumplimiento deben garantizar que existan medidas adecuadas para salvaguardar los datos y cumplir con la protección de datos.
Los profesionales de cumplimiento deben navegar por regulaciones complejas de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), e implementar medidas de seguridad sólidas para proteger la información confidencial del cliente contra violaciones o acceso no autorizado. También deben abordar los desafíos del almacenamiento de datos, el cifrado y la transmisión segura de datos dentro de las plataformas tecnológicas legales.
Consideraciones éticas
Las prácticas legales impulsadas por la tecnología plantean preocupaciones éticas que deben abordarse. Por ejemplo, el uso de la IA en la investigación jurídica y en los procesos de toma de decisiones puede generar dudas sobre la precisión e imparcialidad de la toma de decisiones automatizada.
Los algoritmos que impulsan las soluciones de tecnología jurídica también pueden perpetuar inadvertidamente sesgos o prácticas discriminatorias en los datos de capacitación. Esto presenta riesgos de cumplimiento, especialmente en áreas como el análisis predictivo para la toma de decisiones legales o las herramientas de contratación basadas en inteligencia artificial.
Los profesionales de cumplimiento deben navegar por el panorama ético, considerando la transparencia de los algoritmos, la amplitud de los datos de capacitación y la capacidad de explicar las decisiones automatizadas para garantizar que el uso de la tecnología legal se alinee con los estándares profesionales, los códigos de conducta y las pautas éticas.
Compliance Legal
Las tecnologías emergentes como blockchain, contratos inteligentes y herramientas de descubrimiento electrónico plantean nuevos desafíos y oportunidades para el cumplimiento legal. Comprender cómo estas tecnologías se cruzan con los marcos regulatorios existentes garantiza que cumplan con los requisitos regulatorios, como la protección de datos, la propiedad intelectual, las firmas electrónicas y el descubrimiento electrónico.
El rápido avance de la tecnología jurídica también genera actualizaciones y cambios periódicos en el panorama regulatorio. Mantenerse actualizado sobre las regulaciones emergentes específicas para la adopción de tecnología, la privacidad de datos, la ciberseguridad y los derechos de propiedad intelectual puede ser un desafío cuando avanza tan rápido e incluye la comprensión de los marcos regulatorios a nivel nacional e internacional, ya que la tecnología legal a menudo trasciende los límites geográficos.
Mejores prácticas para el cumplimiento en la era de la tecnología jurídica
Implementar un programa de cumplimiento sólido es vital para navegar las complejidades de la era de la tecnología legal. A continuación se presentan algunas recomendaciones clave para gestionar eficazmente el cumplimiento en este entorno dinámico:
Realizar evaluaciones de riesgos
Evalúe periódicamente los riesgos asociados con las implementaciones de tecnología legal. Identifique posibles vulnerabilidades, amenazas y brechas de cumplimiento. Esto incluye comprender la seguridad de la tecnología, la forma en que se accede a ella, dónde se encuentran los datos y cómo se mueven en el negocio, la naturaleza y sensibilidad de los datos en cuestión, las personas que los utilizan, los terceros que acceden a ellos o los procesan y el políticas de seguridad vigentes o no.
Una vez que una organización comprende y ha documentado todos estos aspectos, necesita evaluar los riesgos potenciales para la organización, los datos que se utilizan y el proveedor involucrado y determinar los controles adecuados para mitigarlos en cada caso de uso.
Desarrollar políticas, procedimientos y controles claros
Una vez que una organización comprende los riesgos asignados a cualquier tecnología legal que pretenda utilizar, el siguiente paso es implementar políticas, procedimientos y controles sencillos para mitigar esos riesgos. Estos se dividen en tres áreas claras de enfoque:
Gente La capacitación del personal es vital para garantizar el uso correcto y conforme de la tecnología legal por parte de una organización. Las personas son la primera línea de defensa para proteger a las organizaciones del riesgo de cumplimiento.
Un buen programa de capacitación debe adaptarse a su empresa, las plataformas tecnológicas jurídicas específicas que cada persona utilizará en su trabajo diario y cubrir temas como:
- Privacidad de datos
- Ciberseguridad aplicada a la función de cada miembro del personal
- Consideraciones éticas al utilizar tecnología jurídica
- Uso adecuado de las herramientas tecnológicas jurídicas, incluso cuándo es aceptable o no utilizar herramientas específicas en el proceso legal.
La formación no es una actividad que se realiza una sola vez; por lo tanto, las organizaciones deben garantizar capacitación, participación y procedimientos adicionales regulares para garantizar el cumplimiento de cualquier actualización o cambio en la regulación.
Procesos Una de las herramientas más potentes disponibles para las organizaciones es una política de seguridad de la información eficaz y accesible. Establecer políticas y procedimientos integrales que se alineen con los marcos legales, regulatorios y éticos aplicables a la tecnología legal brinda claridad, elimina comportamientos inconsistentes en todos los niveles de su negocio y describe claramente qué proceso la organización espera que siga el personal, qué está prohibido y quién. es responsable.
Estos documentos deben cubrir áreas como protección de datos, ciberseguridad, uso de tecnología, consideraciones éticas y obligaciones de cumplimiento.
Una política sólida de seguridad de la información permitirá:
- Garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos, así como la privacidad de los datos.
- Reduzca el riesgo y los daños por incidentes de seguridad delineando un mecanismo preciso de respuesta a incidentes.
- Crear marcos operativos de seguridad de la información dentro de la organización.
- Proporcionar respuestas rápidas y declaraciones de seguridad claras a terceros, clientes y socios.
- Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios de cumplimiento.
Comunique estas políticas de manera efectiva en toda la organización y asegúrese de que sean fácilmente accesibles para los empleados.
Tecnología Las organizaciones deben implementar controles técnicos tales como:
- Cifrado: para proteger la información confidencial mientras se transmite o clasifica.
- Firewalls: para proporcionar una barrera entre las redes internas y externas, evitando el acceso no autorizado a los datos.
- Control de acceso: para limitar quién puede acceder a información confidencial y qué acciones pueden realizar los usuarios con datos confidenciales.
- Sistemas de detección de intrusiones: para monitorear la actividad de la red en busca de signos de actividad maliciosa, alertando a los equipos de seguridad sobre posibles amenazas.
Estos controles técnicos ayudan a las organizaciones a proteger sus datos, cumplir con las regulaciones pertinentes y reducir el riesgo de violaciones de datos.
Revisar y actualizar periódicamente estos controles para abordar los riesgos emergentes y las tecnologías en evolución.
Cumplir con la legislación y regulaciones pertinentes
Al considerar el uso de tecnología legal, las organizaciones deben cumplir con la legislación aplicable. Comprender y seguir los requisitos legales pertinentes es crucial para garantizar el uso ético y seguro de la tecnología legal; esto incluye;
- RGPD de la UE y obligaciones de presentación de informes: El Reglamento General de Protección de Datos de la UE (GDPR) impone mecanismos estrictos de presentación de informes y aplicación. Dependiendo de las circunstancias, es posible que se solicite a las empresas que informen de incidentes a los organismos reguladores y a los clientes afectados cuyos datos se hayan visto comprometidos. El incumplimiento de las obligaciones de presentación de informes puede dar lugar a multas importantes que no están cubiertas por las pólizas de seguro. Los organismos reguladores, como el ICO en el Reino Unido, determinan el importe de la multa evaluando las medidas de seguridad técnicas y organizativas de la empresa.
- Reglas modelo de conducta profesional en los EE. UU.: Los bufetes de abogados de los Estados Unidos están sujetos a las Reglas modelo de conducta profesional establecidas por la American Bar Association. Estas reglas garantizan que los servicios legales se realicen de manera ética, eficiente y segura. Proporcionan orientación sobre diversos aspectos, incluido el seguimiento de las violaciones de datos, la implementación de medidas de seguridad adecuadas, la información a los clientes sobre las violaciones y el tratamiento de las consecuencias. Se espera que los abogados hagan esfuerzos razonables para mantenerse actualizados con la tecnología relevante y los requisitos legales que les corresponden.
- Reglamento de Privacidad de Datos: Las regulaciones de privacidad de datos varían según los países y estados de EE. UU. Por ejemplo, los bufetes de abogados de California deben considerar la Ley de Privacidad del Consumidor de California, que establece requisitos estrictos para el manejo de datos personales. De manera similar, los bufetes de abogados de Nueva York deben cumplir con las regulaciones emitidas por el Departamento de Servicios Financieros del Estado de Nueva York. En el Reino Unido, se aplica la Ley de Protección de Datos, que rige el procesamiento y la protección de datos personales.
- Leyes y estándares específicos de la industria: Diferentes industrias tienen sus leyes y estándares que describen requisitos específicos de protección de datos. Por ejemplo, la información de atención médica está sujeta a la Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro Médico (HIPAA). Al mismo tiempo, los datos financieros y de tarjetas de crédito deben cumplir con el Estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago (PCI DSS). Además, la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) establece requisitos contables y de información a los inversores.
Si bien este conjunto de regulaciones puede parecer abrumador, la mayoría de los estándares y regulaciones de ciberseguridad comparten requisitos similares; por lo tanto, al abordar estos puntos en común utilizando marcos como ISO 27001, los despachos de abogados pueden optimizar sus prácticas de ciberseguridad y garantizar el cumplimiento de múltiples regulaciones y estándares.
Due Diligence y Gestión de Proveedores
La tecnología jurídica a menudo implica trabajar con proveedores de servicios y vendedores externos. Los profesionales de cumplimiento deben realizar la debida diligencia al seleccionar e interactuar con proveedores de tecnología. Esto incluye evaluar el cumplimiento por parte del proveedor de las regulaciones aplicables, medidas de seguridad, prácticas de manejo de datos y obligaciones contractuales. Las prácticas sólidas de gestión de proveedores son esenciales para mitigar los riesgos de cumplimiento asociados con la subcontratación de tecnología.
ISO 27001 y cumplimiento de la tecnología legal: una combinación poderosa
Para las organizaciones que buscan involucrarse con la tecnología legal y otras tecnologías emergentes, la necesidad de cumplir con las múltiples regulaciones de ciberseguridad, seguridad de datos y de la información para garantizar el cumplimiento se puede simplificar utilizando marcos de gestión de seguridad de la información como ISO 27001,.
Un sistema de gestión de la información (SGSI) compatible con ISO 27001 permite a las organizaciones reducir el riesgo y la exposición a amenazas de seguridad. Cubre una amplia gama de controles de seguridad de la información, incluidas políticas, procedimientos, directrices y prácticas de gestión de riesgos. También requiere que las organizaciones evalúen periódicamente su postura de seguridad, identifiquen áreas de mejora y tomen medidas para abordar cualquier vulnerabilidad o debilidad.
ISO 27001 también es un marco flexible y adaptable que permite a las organizaciones adaptar sus controles de seguridad para cumplir con los requisitos legales específicos que se aplican a su industria, ubicación y base de clientes. Al implementar los requisitos de ISO 27001, los despachos de abogados pueden cumplir con los requisitos legales que se aplican al uso de la tecnología jurídica. Además, el estándar se actualiza periódicamente para reflejar los cambios en el panorama de amenazas, lo que garantiza que las organizaciones estén preparadas para abordar los riesgos de ciberseguridad nuevos y emergentes.
Una vez establecido, agregar más GDPR, NIST y los requisitos reglamentarios regionales es mucho más sencillo. La ISO 27001 también puede certificarse de forma independiente, proporcionando evidencia a proveedores, partes interesadas y reguladores de que se han tomado las medidas técnicas y organizativas “apropiadas y proporcionadas”.
Al implementar ISO 27001, las organizaciones pueden mejorar sus prácticas de seguridad de la información, demostrar compromiso con el cumplimiento y gestionar de manera efectiva los riesgos relacionados con la tecnología legal, lo que les permite navegar con confianza las complejidades de la era de la tecnología legal.
