Cómo elegir las mejores soluciones de software ISMS, PIMS, BCMS o IMS

Las diez características principales de un SGSI

Su SGSI debería funcionar para usted y no al revés. Si su SGSI no tiene estas características como base absoluta, terminará con un SGSI menos efectivo y trabajará mucho más duro de lo necesario. Esta guía resume las características clave que cualquier SGSI debe tener para ayudar realmente a su negocio.

Elegir el software adecuado permitirá:

• Acelerarlo hacia el éxito y alcanzar los objetivos de su organización antes
• Mejore la visibilidad de su sistema de gestión
• Facilite la coordinación en toda su organización y más allá
• reducir el riesgo
• Menores costos totales de propiedad
• Desarrollar la confianza y la capacidad de las partes interesadas en seguridad de la información, privacidad o continuidad.

Es por eso que hemos elaborado esta lista de verificación para ayudarlo a pensar en lo que necesita del software de su sistema de gestión. Recomendamos buscar una solución que muestre las diez características que enumeramos.

1. Trabajo "todo en un solo lugar"

La gente está ocupada. Aprender y cambiar entre diferentes sistemas consume demasiado de su valioso tiempo. También aumenta los desafíos, costos y complejidad de búsqueda, gestión del conocimiento, coordinación y contratación.

Busque una solución todo en uno que esté preconfigurada con características y funcionalidades para los estándares y regulaciones que desea alcanzar. Considere también la flexibilidad para estar preparado para el futuro.

2. Seguridad para el software de su sistema de gestión

Es posible que tenga información muy confidencial en su sistema de gestión. Por lo tanto, deberá asegurarse de que su solución de software esté completamente protegida contra amenazas de confidencialidad, integridad y disponibilidad.

Tanto la aplicación de software como su proveedor deben tener credenciales y ofrecer servicios de seguridad como:

• Certificación ISO 27001 acreditada por UKAS en toda la aplicación, organización y cadena de suministro.
• Certificado/s de prueba de penetración independiente/s para la aplicación y su infraestructura
• Confianza en el cumplimiento del RGPD a los niveles de ICO
• Controles de permisos de usuario y configuración de privacidad
• Autenticación de dos factores
• Inicio de sesión único
• Opciones de configuración de seguridad de la organización
• Seguro a todo riesgo en caso de que pase lo peor

Asegúrese de que su proveedor de software tenga sus propias credenciales independientes. No debería depender de certificaciones de seguridad de terceros (por ejemplo, centros de datos).

3. Siempre accesible

Su sistema de gestión debe estar disponible de forma segura para usted y otras partes autorizadas, cuando y donde lo deseen. También deberían poder acceder a ayuda y apoyo según sea necesario.

Eso le permitirá a usted y a su equipo:

• Trabaje donde y cuando sea necesario para alcanzar rápidamente sus objetivos
• Genere confianza en los clientes y otras partes interesadas facilitando la demostración de su sistema de gestión cuando esté fuera de casa.
• Responder en tiempo real cuando suceda lo peor

4. Fácil de usar

Si su sistema es difícil de aprender, menos personas lo aprenderán y entenderán. Si siguen adelante, es posible que tengas problemas para reemplazarlos o incluso usarlos. Y cuanto más complejo sea un SGSI, un BCMS, un PIMS o un IMS, menos probabilidades habrá de que la gente lo cumpla.

Asegúrese de que la plataforma elegida sea fácil de aprender, comprender y utilizar en todos los niveles.

5. Estructurado para el éxito

Implementar un nuevo sistema de gestión es un gran desafío. Tener una estructura clara a seguir hace que todo el proceso sea mucho más fácil. Le ayuda a entusiasmar a los usuarios mostrando un progreso claro. Por supuesto, debería poder adaptarlo y ampliarlo con el tiempo, para preparar su sistema de gestión para el futuro y evitar reelaboraciones.

Asegúrese de que su solución le muestre cómo actuar de manera efectiva y lograr un progreso claro y disciplinado, mientras puede evolucionar con un mundo cambiante y su propia organización.

6. Unidos

Las personas que agregan datos a su sistema de gestión pueden no ser las mismas que se benefician de ellos o las revisan. Por lo tanto, recomendamos elegir una solución que facilite ver cómo encaja todo una vez que su ISMS, PIMS, BCMS o IMS esté en funcionamiento.

Busque enlaces claros y una fácil navegación del trabajo. Le ayudará a dar a sus partes interesadas la confianza de que su sistema de gestión encaja y funciona en la práctica.

7. Transparente

La confianza es "baja" por defecto. Sus partes interesadas querrán evidencia del trabajo realizado y visibilidad de los cambios a lo largo del tiempo. Deberá mostrar su trabajo a medida que su sistema de gestión evolucione de acuerdo con los cambios en su organización y su entorno empresarial.

8. Colaborativo

Rara vez trabajamos solos internamente. También existe una creciente necesidad de colaboración externa. Sin funciones de colaboración integradas en su sistema de gestión, los costos de coordinación e intercambio pueden ser elevados. Esto también puede dar lugar a lagunas peligrosas o a una duplicación inútil del trabajo.

Busque una plataforma ISMS, PIMS, BCMS o IMS que admita la colaboración total, facilitando el trabajo conjunto para personas y equipos internos y externos.

9. Perspicaz y procesable

Debería sentirse completamente en control de su sistema de gestión. También deberá demostrarlo a sus partes interesadas. Así que busque una solución que facilite la configuración de recordatorios y la creación de informes. Eso también le ayudará a usted y a su equipo a tomar decisiones mejores y más oportunas.

Asegúrese de que su solución incluya informes dinámicos y recordatorios automáticos que hagan el trabajo administrativo pesado por usted.

10. Asequible

Los beneficios de un SGSI bien gestionado pueden ser elevados. Pero el costo de las personas y la tecnología involucradas debe tener sentido en comparación con el valor en riesgo. Asegúrese de que las soluciones que considere tengan sentido financiero y de seguridad para su organización.

Busque una solución de sistema de gestión que sea rentable de implementar, operar y mejorar.